Protokollanwendung

Das Erstellen von Besprechungsprotokollen ist nicht trivial. Es soll zum einen kurz gefasst sein, zum anderen aber alle Informationen und Beschlüsse sowie (Arbeits-)Aufträge für einzelne Personen oder Gruppen präzise und eindeutig wiedergeben. Dazu sind Zeitangaben zur Lieferung gewisser Ergebnisse oder Inhalte notwendig. Diese müssen zeitnah den Personen zugeteilt werden, die dafür zuständig sind.

Anschließendes Nachbearbeiten und Eintragen der Aufgaben in den eigenen Kalender, das Nachhalten der Lieferfristen sowie die Einladung zum nächsten Termin wird automatisch für Sie erledigt. Ihnen entgeht so kein Arbeitsauftrag mehr und Sie werden regelmäßig erinnert. Haben Sie die Aufgabe abgearbeitet, besteht die Möglichkeit dies sofort als Fertigmeldung für die nächste Besprechung zu melden.

Die Exalyser®-Protokollanwendung unterstützt dabei wie folgt:

Die Teilnehmer der Besprechung können dem System mit Namen und Email-Adresse bekannt gemacht werden. Anschließend können bei jedem neuen Meeting die folgenden Punkte in ungeahnter Schnelligkeit erfasst werden:

• Ziel der Besprechung
• Ort und Zeit
• Liste der Teilnehmer
• Liste der abwesenden aber zu informierenden Personen
• Protokollführer

Erstellen Sie Ihr Protokoll noch während der Besprechung. Egal wo Sie sind (z.B. via UMTS-Anbindung, WLAN, etc.) besteht mit der Exalyser®-Protokollanwendung direkter Zugang. Erfassen Sie nur die relevanten Besprechungspunkte. Der Exalyser® hilft Ihnen bei der Zuordnung in die passenden Kategorien.

Nach Fertigstellung des Protokolls wird allen Teilnehmern das Protokoll automatisch in dem gewünschten Format zugestellt.

Jeder  Teilnehmer erhält per Email die ihm zugeteilten Aufgaben mit dem in der Besprechung festgelegten Fertigstellungs-Termin. Eine automatische Übernahme in den Outlook-Kalender oder als  Outlook-Aufgabe ist ebenso möglich.

Verblüffen Sie die Teilnehmer Ihrer Besprechung indem Sie das Protokoll noch in Anwesenheit aller Teilnehmer fertiggestellt und versendet haben.

Profitieren Sie von der eindeutigen Nutzerführung und schaffen Sie eine noch nie dagewesene Qualität in Struktur und Inhalt.

Die integrierte Workflow-Engine zur Erzeugung von Kalendereinträgen und Termineinladungen sowie Aufgaben für Outlook wird auch nach dem Meeting für eine strukturierte Nachbearbeitung sorgen.

Lernen Sie intuitiv worauf es bei einem Protokoll ankommt, ohne auszuschweifen oder Besprechungspunkte zu vergessen. Seien es Verlaufsprotokolle, Ergebnisprotokolle oder auch  Diskussionsprotokolle

Ganz nebenbei werden Sie bemerken, dass es nicht nur Spaß machen kann ein Protokoll zu erstellen. Sie werden der Besprechung auch viel besser folgen können, denn Exalyser® hilft Ihnen dabei präzise zu bleiben.